Dein Weg zum 5S Büro mit unseren Lean Office Methoden

Die 5S-Methode (dazu haben wir schon einen ausführlichen Artikel geschrieben) ist aus der Produktion und dem Lager bekannt, jedoch muss es da nicht enden. Richtig angewandt, verbessert 5S auch im Büroalltag die Effizienz messbar. Und das auch am heimischen Schreibtisch (Stichwort Homeoffice)!

Was steckt dahinter? Dein Weg zur besseren Büroorganisation!

Die 5S-Methode stammt aus Japan, genauer, dem Toyota Production System. Ziel ist es, Prozesse zu verbessern und einfach weniger Zeit mit nervigem Gesuche zu verschwenden und damit Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben.

Warum ist das relevant am Schreibtisch?

📌 Weniger Stress, weniger genervt:
Ein aufgeräumter Arbeitsplatz senkt nachweislich die mentale Belastung. Chaotische Umgebungen führen zu cognitive overload – das Gehirn wird abgelenkt und ermüdet schneller (vgl. McMains & Kastner, 2011).

📌 Mehr Produktivität und bessere Leistung:
Studien zeigen, dass visuelle Ordnung mit höherer Produktivität und Entscheidungsfreude einhergeht (vgl. Vohs et al., 2013).

📌 Zeit sparen durch Struktur:
Durch Sortieren und Standardisieren reduziert sich die Suchzeit im Alltag drastisch. Laut einer Studie von Brother International (2010) verbringen Büroangestellte bis zu 38 Stunden jährlich mit der Suche nach Unterlagen – fast eine Arbeitswoche!

So gelingt der Einstieg ins „5S Büro“:

Sortieren: Alles auf dem Tisch, was täglich genutzt wird. Alles andere an vorgesehene Plätze verlagern.
Systematisieren: Feste Plätze für Dokumente, Tools, Notizen – digital und analog.
Säubern: Reinigung als Ritual – Sauberkeit fördert Verantwortung.
Standardisieren: Einheitliche Ablagestrukturen, z. B. für E-Mails, Notizen, Projektordner.
Selbstdisziplin: Routinen etablieren, z. B. „5 Minuten Regel“ vor Feierabend.

Und unser persönliches Add-on: Das „reset the room“-Prinzip, perfekt in die „5 Minuten Regel“ vor Feierabend einzubauen. Dazu einfach alles wieder an seinen vorgesehenen Platz bewegen und Unterlagen oder Notizen für den nächsten Tag bereitlegen. So kann der nächste Arbeitstag gleich starten, ohne sich durch Chaos kämpfen zu müssen.

Mit einfachen Mitteln standardisieren

Wer die 5S-Methode konsequent am Schreibtisch umsetzen will, profitiert oft von einfachen Hilfsmitteln. So genannte „Office Organisation Supplies“ – also Organisationsmaterialien wie Kabelhalter, Dokumentenablagen, beschriftbare Mappen oder modulare Schubladeneinsätze – unterstützen dabei, Ordnung sichtbar und dauerhaft zu verankern. Auch farbig markierte Ordner, Schilder und Mappen helfen dabei hervorragend. Sogar ein Etikettendrucker wirkt Wunder!

Im Sinne von Sortieren und Systematisieren sorgen sie dafür, dass alles einen festen Platz hat. Auch das tägliche Säubern fällt leichter, wenn der Arbeitsplatz klar strukturiert ist und keine unnötigen Gegenstände stören.

Ob klassische Organisationshilfen, digitales Zubehör oder minimalistische Tools – Office Organisation Supplies sind keine Selbstzweck-Investition, sondern ein praktisches Mittel zur nachhaltigen Verbesserung der Büroeffizienz. Und das Beste daran ist, Schreibtisch-Ordnungssysteme gibt es oft schon für wenige Euro. Diese Kabelclips beispielsweise (Keine Werbung, sondern eine persönliche Empfehlung).

Fazit:

5S ist kein Tool für „nur Lageristen“ – sondern ein Denkansatz für mehr Effizienz und Fokus in jedem Arbeitsbereich. Besonders in der hybriden Arbeitswelt lohnt sich dieser strukturierte Ansatz – ob im Homeoffice oder im Großraumbüro.

Quellen:

McMains, S. A., & Kastner, S. (2011). Interactions of top-down and bottom-up mechanisms in human visual cortex. Nature Reviews Neuroscience, 12(4), 279–290.
Vohs, K. D., Redden, J. P., & Rahinel, R. (2013). Physical order produces healthy choices, generosity, and conventionality, whereas disorder produces creativity. Psychological Science, 24(9), 1860–1867.
Brother International Corporation. (2010). P-touch Organization Study.

© Jeroen von PRIMEAdvisory