Lageroptimierung mit 5S

Die einfache Lösung für ein organisiertes und produktives Lager

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Mehr Produktivität

Bessere Organisation sorgt für weniger Reibungsverluste und Ärger bei Mitarbeitenden

Zufriedenere Kunden

Schnellere Logistik bedeutet geringere Preise und schnellere Lieferung

Kostensenkung

Kostensenkungspotenziale durch Automatisierungen und weniger Zeitverlust

Der Erfolgsfaktor: Ein gut organisiertes Lager

Lageroptimierung ist kein Nebenschauplatz. Sie beeinflusst unmittelbar Effizienz, Kosten und Kundenzufriedenheit. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt oft die Zeit oder Methode, um das Potenzial im Lager voll auszuschöpfen. Entscheidungen basieren zu häufig auf Intuition statt auf Daten – ein Risiko, das PRIMEAdvisory vermeidbar macht.

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Optimierungsbedarf erkennen

Es gibt einige typische Szenarien, bei der Optimierungsbedarf besteht, aber die Liste der Potenziale und Szenarien ist beinah unendlich. Wir stellen die gängigsten Probleme vor.

Wachstum des Unternehmens

Wenn das Unternehmen wächst und das Lager nicht mehr mit den steigenden Beständen oder der höheren Anzahl von Aufträgen Schritt halten kann, wird eine Restrukturierung notwendig. Besonders bei der Erweiterung der Produktpalette oder der Einführung neuer Artikel kann es zu Engpässen kommen.

Hohe Kosten: Suchzeiten und Fehler

Wenn Arbeitsabläufe im Lager ineffizient sind, wie etwa lange Suchzeiten, langsame Pickraten oder eine hohe Fehlerquote bei Lieferungen und Bestandsaufnahmen, sollte eine Restrukturierung in Erwägung gezogen werden. Das erkennt man bspw. an branchenüblichen Kosten für das Lager. Auch schlecht organisierte Lagerflächen, die zu häufigen Umräumaktionen oder unnötigen Bewegungen führen, sind ein Indikator. Daneben sind auch die Mitarbeitenden ein wertvoller Indikator, wenn sie sich regelmäßig über Missstände beklagen.

Zunahme von Fehl- und Überbeständen

Wenn es wiederholt zu Fehlbeständen oder Überbeständen kommt, könnte dies auf eine unzureichende Bestandsführung oder mangelhafte Lagerorganisation hinweisen. Eine Restrukturierung kann helfen, das Bestandsmanagement zu verbessern und für eine genauere Bestandskontrolle zu sorgen.

Technologische Änderungen

Wenn das Unternehmen neue Technologien wie ein Lagerverwaltungssystem (WMS) einführen möchte oder bestehende Systeme nicht mehr effizient arbeiten, ist eine Restrukturierung der Lagerprozesse erforderlich, um die Technologie optimal zu integrieren. Daneben ist ein umfassendes Change-Management erforderlich, damit Mitarbeitende nicht vor vollendete Tatsachen gestellt werden.

Kapazitäre Probleme

Das Lager ist zu klein? Vielleicht auch nicht. Wenn das Lager an seine Kapazitätsgrenzen stößt, sei es durch begrenzte Lagerfläche oder eine unzureichende Nutzung des vorhandenen Raums, sollte eine Restrukturierung in Betracht gezogen werden. Hier könnten auch neue Regalsysteme oder eine Umgestaltung der Lagerstruktur sinnvoll sein.

Was ist 5S?

Die 5S-Methode hat ihren Ursprung in Japan und wurde in den 1950er Jahren von Taiichi Ohno und der Toyota Motor Corporation als Teil des Toyota-Produktionssystems (TPS) entwickelt. Die Methode wurde entwickelt, um Arbeitsumgebungen zu optimieren, Verschwendung zu minimieren und die Effizienz zu steigern, insbesondere in Fertigungsprozessen.

1 Seiri (Sortieren)

Trennen von notwendigen und unnötigen Gegenständen im Arbeitsbereich, um Platz zu schaffen und Verwirrung zu vermeiden.

2 Seiton (Systematisieren)

Alles an seinen Platz bringen, sodass benötigte Gegenstände schnell und effizient gefunden werden können.

3 Seiso (Sauberkeit)

Die Arbeitsumgebung regelmäßig reinigen und pflegen, um Ordnung zu gewährleisten und Probleme frühzeitig zu erkennen.

4 Seiketsu (Standardisieren)

Die vorherigen Schritte standardisieren, um eine gleichbleibend hohe Ordnung und Sauberkeit zu gewährleisten.

5 Shitsuke (Selbstdisziplin)

Die Disziplin entwickeln, die Standards kontinuierlich einzuhalten und eine Kultur der Ordnung aufrechtzuerhalten.

Der Kreislauf

5S wird nicht selten auch als Kreislauf verstanden, weil man sich laufend darum kümmern muss, das Lager auch wirklich aufgeräumt zu halten.

Unser Vorgehen bei einer Lageroptimierung

Lageroptimierung passiert nicht über Nacht, da es ein konsequenter und sehr aufwändiger Prozess ist, der insbesondere während der ersten Implementierung den laufenden Betrieb so wenig wie möglich stören darf. Deswegen haben wir ein Prinzip entwickelt, das wir „Sanfte Evolution“ nennen. Dieses Prinzip ermöglicht eine behutsame und fortlaufende Einführung von Optimierungen, die in kleinen, aber wirkungsvollen Schritten erfolgen. So bleibt der Lagerbetrieb stabil, während wir gemeinsam das Lager nachhaltig und effizient umgestalten.

Das Vorgehen erstreckt sich auf 6-8 Schritte, abhängig von der Firmen-/Lagergröße und den individuellen Wünschen:

Analyse

Wir treffen uns vor Ort und analysieren zunächst das Lager. Wir führen wir eine detaillierte Bestandsaufnahme aller bestehenden Lagerprozesse und des Lagerlayouts durch. Dabei erheben wir auf Wunsch Daten zu Lagerbeständen, Arbeitsabläufen, Werkzeugen und Lagerflächen, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Wir sprechen auch mit selektierten Mitarbeitenden und nutzen u.a. die Methode der Arbeitsplatzerkundung, um so wertvolle Einblicke in deren Arbeitsalltag zu bekommen. Dieser Prozess kann, je nach Größe des Unternehmens und Tiefe der Analyse, 1-3 Tage in Anspruch nehmen.

Zieldefinition und Planung

Gemeinsam definieren wir klare Ziele und Anforderungen für die Lageroptimierung. Wir entwickeln einen individuellen Plan, der die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigt und gleichzeitig einen realistischen Zeitrahmen festlegt, Ressourcen definiert und eine erste Kostenschätzung umfasst. Bereits zu diesem Zeitpunkt stellen wir erste Empfehlungen zur Verfügung, und du entscheidest, ob wir eine Zusammenarbeit eingehen.

Restrukturierung (nach Bedarf)

Wenn der Bedarf an einer Restrukturierung des Lagers besteht, oder wenn ein neuer Lagerort eingerichtet werden soll, stehen wir selbstverständlich zur Verfügung, übernehmen den Planungsprozess und überwachen das Projekt.

Implementierung von 5S

Wir starten mit der Umsetzung der 5S-Prinzipien (Sortieren, Setzen in Ordnung, Sauberkeit, Standardisieren, Selbstdisziplin). Dies beinhaltet das Entfernen unnötiger Artikel, das Organisieren der Bestände, das Einführen von Reinigungs- und Wartungsroutinen sowie die Etablierung klarer Standards für alle Lagerprozesse.

Prozessoptimierung und Technologien (nach Bedarf)

Wir identifizieren und optimieren ineffiziente Prozesse, wie z. B. die Bestandsaufnahme oder die Materialausgabe. Je nach Bedarf integrieren wir Technologien wie Barcode-Scanning oder Lagerverwaltungssoftware (WMS), um die Bestandsführung und Nachverfolgbarkeit zu verbessern. Hierzu stehen uns verschiedene Tools zur Verfügung, die je nach Anwendungsfall selektiert werden.

Schulungsphase

Veränderungen sind für Menschen schwierig, deswegen erfordert es ein umfassendes Change-Management. Daher schulen wir das gesamte Team didaktisch konform in den neuen Prozessen und Standards und stehen als Ansprechpartner zur Verfügung. Dazu gehören Schulungen zur Nutzung von Softwarelösungen, zu neuen Arbeitsabläufen und der Wichtigkeit der kontinuierlichen Einhaltung der 5S-Standards.

Überwachung

Nach der ersten Implementierung überwachen wir die Lagerprozesse, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Wir identifizieren Verbesserungspotenziale und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor, um die Effizienz weiter zu steigern oder entstandene Probleme zu lösen.

Feedback-Meeting und Fortlaufende Betreuung (nach Bedarf)

Lageroptimierung ist ein laufender Prozess. Deswegen treffen wir uns nach einiger Zeit wieder und sprechen über die Implementierung. Ist alles in Ordnung? Wie lief die Zusammenarbeit?

Auf Wunsch setzen wir darüber hinaus regelmäßige Audits und Feedback-Runden an, um sicherzustellen, dass die hohen Standards dauerhaft aufrechterhalten werden. Wir helfen dabei, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren, die langfristige Effizienzgewinne sichert.